Le Coffre-Fort Numérique : garant de la sécurité des données
Que ce soit pour dématérialiser l’ensemble de vos documents, garantir la sécurité de vos données ou mieux organiser votre archivage, le coffre-fort numérique est un outil stratégique pour votre entreprise.
Qu’est ce qu’un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique ou électronique, est avant tout un outil au service de la dématérialisation des entreprises.
Le maitre mot du coffre numérique est la sécurité !
Le coffre-fort numérique permet de conserver sans effort et durablement les documents stratégiques de l’entreprise, en garantissant l’intégrité ; la disponibilité et la confidentialité des données.
Un coffre-fort doit être conforme à la norme NF Z42-020 et NF Z42-013 qui garantit la conservation d’objets numériques dans des conditions à en assurer l’intégrité dans le temps.
Pour chaque document déposé et stocké dans le coffre-fort électronique, un certificat de dépôt peut être généré afin de démontrer la non-modification du document dans le temps.
Lors d’un contrôle administratif ou d’un litige, ces documents peuvent être présentés.
Tous vos documents peuvent-être archivés dans votre coffre-fort : documents commerciaux, fiscaux, comptables, sociaux, sur la gestion du personnel, …
Quelle est la différence avec une Box ?
La Box est un espace d’échange collaboratif qui facilite la conduite quotidienne des affaires de l’entreprise. Elle ne permet pas d’assurer l’archivage et la conservation des documents dans le temps. Le coffre-fort numérique garantit l’intégralité, la disponibilité et la confidentialité des documents et données archivés.
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Pourquoi avez-vous besoin d’un coffre-fort numérique ?
Dans un monde de plus en plus numérique, le coffre-fort devient un outil indispensable pour garantir la sécurité de vos documents professionnels et personnels.
Vous en avez besoin si :
- L’archivage de vos documents est pour vous une contrainte et une perte de temps. Les coffres forts numériques sont souvent liés à une Box ou un outil de gestion commerciale qui déversent automatiquement les documents dans le coffre-fort électronique.
- Vos documents papier s’égarent, se détériorent ou deviennent de moins en moins lisibles au fil du temps.
- Vos documents intègrent des informations confidentielles, vous souhaitez réduire les risques de consultation ou de détournement non autorisé.
- Vous souhaitez une copie sécurisée de l’ensemble des documents stratégiques liés à votre activité
- Vous ne souhaitez plus perdre de temps lorsque vous recherchez un document papier. Un coffre-fort numérique comporte plusieurs filtres de recherche qui vous permettent de retrouver un document facilement.
- Vous souhaitez accéder à vos documents à tout moment, en ligne 24/24 7/7 via tout support.
- Vous souhaitez réduire votre espace de stockage.
- Vous avez entamé une démarche de transition numérique et souhaitez ne plus avoir de papier.
Et chez Orial ? Quelle est notre solution pour sécuriser vos documents ?
Orial met à disposition de ses clients un coffre fort numérique qui garantit la sécurité de l’archivage et permet un gain de temps grâce aux connections avec la Box et les outils de gestion.
Automatisé
Tous vos documents sont automatiquement archivés dans votre coffre-fort depuis votre Box ou votre outil de gestion commerciale. Vous avez également la possibilité de déposer vos documents manuellement.
Connecté
Accessible en ligne 24/24 et 7/7, le coffre-fort numérique est un lieu unique d’archivage sécurisé pour tous vos documents avec la possibilité de les télécharger.
Sécurisé
En cas de contrôle ou de litige, vous téléchargez le certificat qui garantit l’intégrité du document pour toute sa durée de vie légale.
Les + du coffre-fort numérique Orial
- Archivage garanti pendant 10 ans
- Conformité aux normes de coffre-fort numérique NF Z42-020 et NF Z42-013 (certifié NF 203 CCFN par Afnor)
- Capacité de stockage illimité