FAQ du chef d’entreprise

Foire aux questions du chef d’entreprise

Gestion quotidienne

Quelles sont les mentions obligatoires sur les factures ?

Identification
Nom, Prénom ou nom commercial (entrepreneur individuel) ou dénomination sociale (société) du vendeur et de l’acheteur ; et les adresses de chaque partie.

Numéro de facture
Numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Il est possible d’émettre des séries distinctes, utilisant par exemple un préfixe par année 2016-XX ou par année et mois 2016-01-XX.

Dates
Date d’émission de la facture, et date de la vente ou de la prestation de service (jour effectif de la livraison ou de fin d’exécution de la prestation).

Numéro identification à la TVA du client
Seulement si ce dernier est redevable de la TVA (auto-liquidation), sauf pour les factures d’un montant total HT inférieur ou égal à 150€.

Détail de la facture

Désignation du produit (nature, marque, référence, …) ou de la prestation (ventilation des matériaux fournis, main d’œuvre).

Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni (détail en quantité et prix : facultatif si la prestation de service a fait l’objet d’un devis préalable, descriptif et détaillé, accepté par le client et conforme à la prestation réalisée).

Prix catalogue (prix unitaire hors TVA des produits vendus ou taux horaire hors TVA des services fournis) et délai de livraison.

Taux de TVA légalement applicable et montant total de la TVA correspondante (si les opérations sont soumises à un taux de TVA différent, il faut faire figurer sur chaque ligne le taux correspondant).

Réduction de prix (rabais, ristourne ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l’exclusion des escomptes non prévus sur la facture).

Règlement : la date et conditions de règlement, les conditions d’escompte, le montant des indemnités pour frais de recouvrement fixé à 40€ et le taux des pénalités de retard. Ce taux d’intérêt, prévu par les CGV ne peut être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal. Il est appliqué sur le montant TTC de la facture et n’est pas soumis à la TVA.

 

Orial vous conseille de conserver vos factures durant un délai de 10 ans.

Si le destinataire donne son accord, les factures peuvent être émises par voie électronique, selon la norme EDI (Echange de Données Informatisées).

Attention
En plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75 000€, l’entreprise qui ne respecte pas ces obligations s’expose à une amende fiscale de 15€ par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au ¼ de son montant.

> Télécharger la note sur les mentions obligatoires sur les factures


Puis-je envoyer mes factures de façon dématerialisée ?

OUI, si l’acheteur est d’accord, la facture peut être émise par voie électronique.

Pour qu’une facture puisse être réalisée au format électronique, il faut pouvoir garantir l’authenticité de son origine, sa bonne lisibilité et l’intégrité de son contenu.

L’authenticité de son origine (par l’identification de l’émetteur) et la bonne lisibilité et l’intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties :

  • soit au moyen d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié) ;
  • soit par la mise en place d’un ou plusieurs contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services ;
  • soit sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque : progiciel de gestion intégrée (PGI), échange informatisé de données (EDI), format XML, courrier électronique avec un fichier PDF joint, télécopie reçue en version électronique, par exemple.

Ce n’est pas le mode de transmission électronique qui prime (il ne s’agit pas simplement d’une version électronique d’une facture-papier numérisée ou scannée, puis envoyée par courriel), mais le mode de conception de la facture.

Pour qu’une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d’un lien sécurisé sur un portail internet), ce qui implique que les systèmes de l’émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.

Point de vigilence :
La loi Macron du 6 août 2015 impose aux entreprises privées d’accepter la réception des factures sous format électronique qui leurs sont transmises par d’autres entreprises privées.

Dans les relations entre entreprises privées, les obligations en matière de facturation électronique ne concernent que la réception des factures. Pour le moment, il n’y a pas d’obligations prévues en matière d’émission de factures sous format électronique.

Obligation de facturation électronique entre l’Etat et ses fournisseurs

Toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs doivent être progressivement dématérialisées :

  • depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises et les personnes publiques ;
  • depuis le 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire ;
  • à partir du 1er janvier 2019 pour les PME ;
  • à partir du 1er janvier 2020 pour les microentreprises.

Comment fonctionnent les notes de frais ?

Les notes de frais ou frais professionnels correspondent aux frais engagés par le chef d’entreprise ou les salariés dans le cadre de leur mission.

Pour être valables, les notes de frais doivent correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise, pour les besoins de l’activité, et être proportionnées. Les notes de frais doivent pouvoir être justifiées.

Les frais professionnels sont différents des frais d’entreprise, qui correspondent aux frais relevant de l’activité de l’entreprise et non liés à l’exercice de la profession du salarié.

Deux principaux systèmes de remboursement de frais sont disponibles :

  • Le remboursement des frais réels
  • Le remboursement forfaitaire

Une troisième méthode de remboursement est possible : la déduction supplémentaire pour frais professionnels. Elle concerne certaines professions limitativement énumérées par les textes (artistes, journalistes, etc.). Cette déduction est limitée à 7 600 euros.

  1. Les frais réels

Le remboursement des frais réels consiste à rembourser exactement les montants payés personnellement par le chef d’entreprise ou le salarié, dans le cadre de l’activité professionnelle.

Certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des frais réellement engagés :

  • les frais engagés par les salariés en situation de télétravail ;
  • les frais engagés à des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ;
  • les frais de déménagement exposés par le salarié en situation de mobilité professionnelle ;
  • les indemnités destinées à compenser les frais exposés par certains salariés envoyés en mission temporaire ou mutés en France par les entreprises étrangères ;
  • les frais engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les DOM-TOM ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.

 

  1. Les frais forfaitaires

Les frais forfaitaires consistent à effectuer un remboursement en se basant sur un barème forfaitaire. Le remboursement des frais forfaitaires est fixé par l’URSSAF, il faut simplement justifier les circonstances à l’origine des frais engagés. (Par exemple, lorsque le salarié ne peut pas regagner sa résidence du fait d’un déplacement professionnel).

Le dirigeant assimilé salarié (par exemple : le président d’une SAS ou le gérant minoritaire d’une SARL) ne peut pas bénéficier de ce mode d’évaluation.

Lorsque l’indemnisation des frais professionnels s’effectue sous la forme d’allocations forfaitaires, l’employeur doit justifier du caractère professionnel de ces frais.

Par exemple, c’est notamment le cas pour:

  • des indemnités de repas au restaurant lorsque le salarié est en déplacement professionnel et ne peut pas regagner sa résidence ;
  • des indemnités de repas hors des locaux de l’entreprise ;
  • des indemnités liées aux dépenses d’installation dans un nouveau logement dans le cadre de la mobilité professionnelle.

Régime fiscal et social des frais forfaitaires :

Du côté de l’entreprise, les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales si les seuils établis par l’administration ne sont pas dépassés et s’ils sont justifiés. En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales. Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales.

Les frais forfaitaires, comme les frais réels, sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.

Pour le bénéficiaire du remboursement de frais, le montant reçu n’est pas imposable à l’impôt sur le revenu.

 

  1. Quelques règles pour établir une note de frais

Il existe quelques spécificités à maîtriser lorsque l’on établit une note de frais :

Les dépenses de restaurant

Pour les dépenses de restaurant qui figurent sur la note de frais, le motif de l’invitation et le nom des invités doivent être indiqués sur le justificatif.

 Les dépenses d’hébergement et de logement

Les dépenses d’hébergement et de logement sont remboursables par l’entreprise si l’une des deux conditions suivantes est remplie :

  • le salarié ne peut pas regagner son domicile à cause de l’éloignement (50km minimum),
  • ou lorsque son domicile est faiblement desservi par les transports en commun (1h30 de trajet au moins)

De plus, une règle doit être respectée au niveau de la TVA : la TVA afférente aux dépenses d’hébergement ou de logement que supportent les entreprises au bénéfice de leurs dirigeants ou de leurs salariés est exclue du droit à déduction. Il n’est donc pas possible de la récupérer.

 Les indemnités kilométriques

Le chef d’entreprise ou le salarié qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise peut se faire indemniser sous forme d’indemnités kilométriques.

Pour intégrer dans votre note de frais des indemnités kilométriques, vous devez signaler :

  • le motif du déplacement,
  • le lieu de la mission,
  • le kilométrage effectué,
  • la puissance fiscale du véhicule utilisé (justifiée avec la carte grise).

Les indemnités kilométriques sont censées couvrir les frais suivants : carburant, entretien du véhicule, dépréciation du véhicule et assurance.

Conseil : pour les déplacements sur lesquels des frais de péage doivent être payés, il est conseillé de garder les justificatifs des péages (ces frais peuvent d’ailleurs être ajoutés sur la note de frais).

Remarque : les frais liés au trajet domicile – lieu de travail ne peuvent pas être pris en compte dans les notes de frais.

> Télécharger la note complète sur le fonctionnement des notes de frais


Puis-je rembourser les notes de restaurant à mes salariés ?

Les repas d’affaires :

Les frais de restaurant  peuvent être remboursés au salarié sans être considérés comme un avantage en nature sous certaines conditions.

Ces repas doivent avoir un caractère exceptionnel. Est considéré comme non abusif le remboursement d’un repas par semaine ou 5 repas par mois, dès lors que peuvent être justifiés la réalité de repas pris, de la qualité des personnes ayant participé et du montant de la dépense.

Au-delà les repas sont considérés comme avantage en nature et sont soumis à cotisations sociales.

Les repas pris en déplacement :

Lorsque le salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou lieu habituel de travail, vous pouvez :

  • Soit lui verser une indemnité forfaitaire destinée à compenser les dépenses de repas
  • Soit lui rembourser les dépenses de repas au réel sur justificatif

Comment refactuer au client les frais engagés pour son compte (avec ou sans TVA) ?

Les remboursements de frais demandés aux clients sont considérés comme un complément du prix de base. De ce fait, ils sont à comprendre dans la base d’imposition à la TVA, au même taux que le prix de base de l’opération à laquelle ils se rattachent.

Par exemple, sont considérés comme des remboursements de frais : les frais déplacement engagés au cours d’une mission ou d’un travail effectué par le client concerné (billet de train, avion, nuit d’hôtel, note de restaurant).


Les cadeaux pour les clients sont-ils déductibles du résultat fiscal de l’entreprise ?

Les cadeaux aux clients sont autorisés et déductibles du résultat fiscal de votre entreprise, servant de base à l’impôt qui est payé annuellement, sauf abus. Cependant, la TVA, n’est déductible que pour les cadeaux de faible valeur : 65€ TTC par an et par client.


Puis-je faire en fin/en cours d’année des cadeaux à mes employés ?

Les cadeaux offerts aux salariés par l’employeur sont autorisés mais obéissent à certaines règles en matière sociale et fiscale.

S’ils sont remis à l’occasion d’un évènement particulier et dans la limite de 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale par évènement, la valeur du cadeau, déductible du résultat de votre entreprise, est exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu pour le salarié.

La liste des évènements particuliers est limitativement définie :

  • Naissance,
  • Mariage,
  • Retraite,
  • Fête des mères et des pères,
  • La Sainte Catherine et la Saint Nicolas,
  • Noël du salarié et Noël des enfants,
  • La rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants jusqu’à 19 ans révolus dans l’année civile.

Quels taux de TVA pour mes produits/services ?

Taux à 20% :

La majorité des ventes de biens et des prestations de service

Taux à 10% :

  • Les produits agricoles non transformés
  • Le bois de chauffage
  • Les droits d’entrée dans les musées et zoos
  • Travaux de rénovation des habitats privés
  • L’hébergement en hôtel ou en location meublée
  • La restauration
  • La vente de produits alimentaires préparés
  • Les transports

Taux à 5,5% :

  • Les produits alimentaires de base
  • Les équipements et services pour les personnes handicapés
  • Les abonnements au gaz et à l’électricité
  • La fourniture de repas dans les cantines scolaires
  • La fourniture de chaleur produite à partir des énergies renouvelables
  • Les livres sur tout support
  • La billetterie de spectacles vivants

Lexique comptable

Qu'est ce qu'une immobilisation ?

Une immobilisation est un bien acheté par l’entreprise destiné à servir de façon durable à l’activité de l’entreprise (au-delà de l’exercice comptable).

Une immobilisation se distingue des charges car elle est inscrite à l’actif de l’entreprise. On considère que ces biens ont une durée de vie limitée et qu’ils s’usent avec le temps. Dans ce cas, on constate chaque année un amortissement correspondant à la perte de valeur de l’année. Cet amortissement est enregistré en charges de l’exercice.


Qu'est ce que le besoin en fonds de roulement (BFR) ?

le besoin en fonds de roulement (BFR) représente le montant qu’une entreprise doit financer afin de couvrir le besoin résultant des décalages des flux de trésorerie correspondant aux décaissements (dépenses) et aux encaissements (recettes) liés à son activité.

Le BFR trouve sa justification dans un principe très simple :

  • une créance, bien qu’acquise et certaine, n’est généralement pas réglée tout de suite par le client ;
  • un stock n’est pas vendu immédiatement et les articles restent en stocks pendant une durée plus ou moins longue avant d’être vendus.

Ces différents décalages vont générer un besoin financier pour l’entreprise qui devra être financé, soit par le délai de règlement négocié auprès des fournisseurs, soit par le fonds de roulement, soit par la trésorerie.

Le BFR est un indicateur de la santé financière d’une entreprise. Un BFR qui explose est un signe de mauvaise santé pouvant très vite amener à des difficultés de trésorerie irrémédiables pour une entreprise.


Qu'est ce que la trésorerie ?

La trésorerie est l’ensemble des sommes d’argent mobilisables à court terme (on parle d’ailleurs de disponibilités à vue). Elle est un indicateur de santé financière d’une entreprise puisqu’elle met vérifie l’équilibre (ou l’absence d’équilibre) de sa structure financière.

Pour une entreprise, avoir suffisamment de trésorerie signifie pouvoir financer ses dépenses du quotidien grâce aux sommes d’argent disponibles. La trésorerie constitue donc un point très important dans la gestion d’une entreprise. Elle est un indicateur de sa viabilité et de sa pérennité.