L’essentiel des notes de frais

– Notes de frais : fonctionnement, fiscalité, méthodologie de remboursement –

Les notes de frais ou frais professionnels correspondent aux frais engagés par le chef d’entreprise ou les salariés dans le cadre de leur mission.

Pour être valables, les notes de frais doivent correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise, pour les besoins de l’activité, et être proportionnées. Les notes de frais doivent pouvoir être justifiées.

Les frais professionnels sont différents des frais d’entreprise, qui correspondent aux frais relevant de l’activité de l’entreprise et non liés à l’exercice de la profession du salarié.

Deux principaux systèmes de remboursement de frais sont disponibles :

• Le remboursement des frais réels
• Le remboursement forfaitaire

Une troisième méthode de remboursement est possible : la déduction supplémentaire pour frais professionnels. Elle concerne certaines professions limitativement énumérées par les textes (artistes, journalistes, etc.). Cette déduction est limitée à 7 600 euros.

Les frais réels

Le remboursement des frais réels consiste à rembourser exactement les montants payés personnellement par le chef d’entreprise ou le salarié, dans le cadre de l’activité professionnelle.

Certaines dépenses ne peuvent être indemnisées que sur la base des frais réellement engagés :

• les frais engagés par les salariés en situation de télétravail ;
• les frais engagés à des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication ;
• les frais de déménagement exposés par le salarié en situation de mobilité professionnelle ;
• les indemnités destinées à compenser les frais exposés par certains salariés envoyés en mission temporaire ou mutés en France par les entreprises étrangères ;
• les frais engagés par les salariés envoyés en mission temporaire ou mutés de la métropole vers les DOM-TOM ou inversement et de l’un de ces territoires vers un autre.

Les frais forfaitaires

Les frais forfaitaires consistent à effectuer un remboursement en se basant sur un barème forfaitaire. Le remboursement des frais forfaitaires est fixé par l’URSSAF, il faut simplement justifier les circonstances à l’origine des frais engagés. (Par exemple, lorsque le salarié ne peut pas regagner sa résidence du fait d’un déplacement professionnel).

Le dirigeant assimilé salarié (par exemple : le président d’une SAS ou le gérant minoritaire d’une SARL) ne peut pas bénéficier de ce mode d’évaluation.

Lorsque l’indemnisation des frais professionnels s’effectue sous la forme d’allocations forfaitaires, l’employeur doit justifier du caractère professionnel de ces frais.

Par exemple, c’est notamment le cas pour:

• des indemnités de repas au restaurant lorsque le salarié est en déplacement professionnel et ne peut pas regagner sa résidence ;
• des indemnités de repas hors des locaux de l’entreprise ;
• des indemnités liées aux dépenses d’installation dans un nouveau logement dans le cadre de la mobilité professionnelle.

Régime fiscal et social des frais forfaitaires :

Du côté de l’entreprise, les frais forfaitaires sont exonérés de cotisations sociales si les seuils établis par l’administration ne sont pas dépassés et s’ils sont justifiés. En cas de dépassement, les frais qui excèdent les seuils sont soumis aux cotisations sociales. Les frais réels sont exonérés de cotisations sociales.

Les frais forfaitaires, comme les frais réels, sont déductibles du bénéfice imposable de l’entreprise.

Pour le bénéficiaire du remboursement de frais, le montant reçu n’est pas imposable à l’impôt sur le revenu.

Quelques règles pour établir une note de frais

Il existe quelques spécificités à maîtriser lorsque l’on établit une note de frais :

Les dépenses de restaurant

Pour les dépenses de restaurant qui figurent sur la note de frais, le motif de l’invitation et le nom des invités doivent être indiqués sur le justificatif.

 Les dépenses d’hébergement et de logement

Les dépenses d’hébergement et de logement sont remboursables par l’entreprise si l’une des deux conditions suivantes est remplie :

• le salarié ne peut pas regagner son domicile à cause de l’éloignement (50km minimum),
• ou lorsque son domicile est faiblement desservi par les transports en commun (1h30 de trajet au moins)

De plus, une règle doit être respectée au niveau de la TVA : la TVA afférente aux dépenses d’hébergement ou de logement que supportent les entreprises au bénéfice de leurs dirigeants ou de leurs salariés est exclue du droit à déduction. Il n’est donc pas possible de la récupérer.

 Les indemnités kilométriques

Le chef d’entreprise ou le salarié qui utilise son véhicule personnel pour les besoins de l’entreprise peut se faire indemniser sous forme d’indemnités kilométriques.

Pour intégrer dans votre note de frais des indemnités kilométriques, vous devez signaler :

• le motif du déplacement,
• le lieu de la mission,
• le kilométrage effectué,
• la puissance fiscale du véhicule utilisé (justifiée avec la carte grise).

Les indemnités kilométriques sont censées couvrir les frais suivants : carburant, entretien du véhicule, dépréciation du véhicule et assurance.

Conseil : pour les déplacements sur lesquels des frais de péage doivent être payés, il est conseillé de garder les justificatifs des péages (ces frais peuvent d’ailleurs être ajoutés sur la note de frais).

Remarque : les frais liés au trajet domicile – lieu de travail ne peuvent pas être pris en compte dans les notes de frais.

Pour le consulter le barème kilométrique 2017 : http://impotsurlerevenu.org/nouveautes-impot-2019/1211-bareme-kilometrique-2019.php

La TVA des notes de frais

Les entreprises ont la possibilité de récupérer la TVA des frais émis par le chef d’entreprise ou les salariés. Les règles de base :

• Les dépenses doivent être engagées dans l’intérêt de la société
• Une facture mentionnant le montant de la TVA doit pouvoir justifier le frais engagé
• La facture doit être au nom de l’entreprise et non au nom de la personne
• La TVA doit être exigible chez le fournisseur

Type de Frais	Récupération de la TVA
Frais de déplacement	Non
Indemnités kilométriques	Non
Justificatif de transport en commun	Non
Logement	Non
Stationnement	Oui
Péage	Oui
Carburant	Oui si gazole ou superétahnol (100% si véhicule utilitaire, 80% si véhicule de tourisme, 100% si GPL)
Restauration	Oui si la note est établie au nom de l’entreprise

La TVA présente sur les notes de frais doit être systématiquement remboursée au salarié, même si celle-ci n’est pas récupérable par l’entreprise.