Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises tenant leur comptabilité au moyen d’un système informatisé doivent, en cas de contrôle, fournir à l’administration fiscale leur comptabilité sous la forme de fichiers dématérialisés. Le FEC est obligatoire, et lourd de conséquence en cas de non-respect.
Le FEC, un fichier obligatoire et normé
Le FEC est désormais le seul fichier accepté par l’administration en cas de contrôle. Les services fiscaux en font la demande par avis de vérification ou lors d’un contrôle inopiné dès le début de la procédure. Toute entreprise doit être en mesure de remettre ce fichier sans délai au vérificateur.
Le vérificateur peut, sans formalisme, effectuer des opérations simples (tris, classements ou calculs divers) afin de vérifier la concordance des écritures comptables avec les pièces justificatives (factures, …) ou les déclarations fiscales déposées.
Le FEC est un fichier normé. Il doit comprendre « l’ensemble des données comptables et des écritures retracées dans tous les journaux comptables au titre d’un exercice ». Pour être accepté par le vérificateur, il doit répondre à un format particulier et faire figurer au minimum les éléments suivants :
- Le code journal de l’écriture comptable
- Le libellé journal de l’écriture comptable
- Le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
- La date de comptabilisation de l’écriture comptable
- Le numéro de compte
- Le libellé de compte
- Le numéro de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
- Le libellé de compte auxiliaire (à blanc si non utilisé)
- La référence de la pièce justificative
- La date de la pièce justificative
- Le libellé de l’écriture comptable
- Le montant au débit
- Le montant au crédit
- Le lettrage à l’écriture comptable (à blanc si non utilisé)
- La date de lettrage (à blanc si non utilisé)
- La date de validation de l’écriture comptable
- Le montant en devise (à blanc si non utilisé)
- L’identifiant de la devise (à blanc si non utilisé)
Afin d’accompagner les entreprises, la DGFIP met à disposition un logiciel, disponible en téléchargement libre, permettant de s’assurer que le fichier est utilisable par l’administration : « Test Compta Demat »
Plus d’informations :Outil de test des fichiers d’écriture comptable
Le FEC, des sanctions lourdes en cas de rejet ou de non-présentation
L’incapacité de remettre un FEC peut être assimilée à une « opposition à contrôle fiscal » pouvant conduire à un redressement d’office assorti d’une majoration de 100 % des droits rappelés. Le rejet du FEC pour non-conformité est passible d’une amende de 5 000 € ou, en cas de rectification si le montant est plus élevé, d’une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.
